Subventions de l’Union Européenne

En réponse à la pression des états membres confrontés à un déséquilibre de plus en plus grand entre les ressources disponibles et les besoins à financer et à l’obligation de garantir une utilisation correcte des ressources de l’Union Européenne (« l’UE »), la Commission Européenne (la « Commission ») a fait de la sélection des projets et du contrôle de l’utilisation des subsides un enjeu majeur avec des conséquences sans précédent pour les agents payeurs au niveau national et pour les bénéficiaires finaux de fonds publics.

Bien que la Commission ait simplifié les règles d’accessibilité et d’utilisation des subventions européennes, elle n’a pas vocation à relâcher les contrôles sur les agents payeurs et sur les bénéficiaires des fonds de l’UE.

Dans le but de réduire le nombre d’erreurs affectant les paiements aux bénéficiaires finaux, imputables notamment au caractère inéligible des dépenses déclarées, à l’absence de justificatifs et à la déclaration de montants budgétés plutôt que de dépenses réelles, dans des domaines comme les politiques structurelles (incluant notamment le Fonds européen de développement régional (FEDER) et le Fonds de cohésion) et les politiques internes (recherche, réseau transeuropéen, éducation et formation), la Commission sur recommandation de la Cour des Comptes Européenne s'est engagée à renforcer son dispositif de gestion et de contrôle des subventions et à revoir le système de certification des rapports financiers fournis par les bénéficiaires finaux.

Dans un contexte de transparence et de responsabilisation accrue, les bénéficiaires et les agences nationales ont tout intérêt à se prémunir contre les conséquences parfois catastrophiques d’une requalification des dépenses déclarées, tant sur le plan financier que sur le plan de leur réputation.

Outre les mesures de recouvrement, la Commission dispose d’un arsenal de sanctions dissuasives dont :

• L’exclusion des marchés et subventions financés sur le budget communautaire pour une durée maximale de cinq ans (pouvant aller jusqu’à dix ans en cas de récidive) ;
• Des sanctions financières représentant 2 à 10 % de la valeur totale estimée du marché en cours d'attribution ou du contrat en cause (taux pouvant être porté entre 4 et 20 % en cas de récidive).

Outre les pénalités financières, les bénéficiaires fournissant des rapports incomplets et inadaptés encourent le risque que les paiements soient retardés.

Pour préserver leur réputation et mériter la confiance des bailleurs de fonds, les bénéficiaires et les agences nationales doivent se doter de systèmes de gestion et de reporting fiables.


Vos attentes, vos préoccupations

En tant que représentant d’un bénéficiaire final, vous souhaitez:

• mettre en place une structure de gestion de projet,
• faire évaluer de manière anticipée la pertinence de votre structure de gestion de projet,
• faire valider en amont les principes comptables et les méthodes d’allocation de coûts utilisés pour établir les décomptes destinés à la Commission,
• faire certifier à intervalles réguliers vos décomptes de coûts,
• faire certifier vos systèmes de comptabilité projet en ce compris ceux relatifs à la gestion des coûts de personnel et à l’allocation des frais indirects,
• renforcer vos équipes de support de manière ponctuelle ou permanente,
• externaliser de manière partielle ou complète les fonctions comptables ou administratives liées à vos projets.

En tant que représentant d’un ministère, d’une agence publique ou d’une collectivité territoriale, vous souhaitez:

• évaluer vos procédures en matière d’appels à candidatures et appels à projets,
• mettre en place un système de contrôle interne,
• mettre en place une fonction audit interne,
• évaluer la pertinence de vos processus et systèmes de gestion,
• faire certifier les rapports financiers établis à l’occasion de l’exécution de budgets de fonctionnement ou de la réalisation de travaux d’infrastructures,
• mettre en place un bureau projet chargé de superviser un portefeuille de projets,
• déléguer certaines tâches administratives et comptables.

Nos réponses

Les prestations d'Acertis sont regroupées en 3 catégories:

Planification des projets

• Assistance à l’élaboration et la mise en place d’une structure de gestion de projet
• Evaluation ex-ante de structures de gestion de projet
• Evaluation ex-ante des méthodes comptables et des méthodes d’allocation de coûts appliquées
• Elaboration/ mise à jour de notes de politiques et procédures au niveau des participants ou au niveau du consortium
• Assistance à l’élaboration, la sélection et la mise en place d’outils et systèmes servant de support à la gestion de projets

Mise en oeuvre des projets

• Assistance à la gestion de projets/ coordination
• Tenue de comptabilité projet
• Assistance à la préparation des rapports financiers destinés aux organes de supervisions internes et externes, y compris la Commission
• Certification des rapports financiers

Missions auprès d’organismes en charge de l’exécution de programmes budgétaires par délégation et agissant dès lors en qualité d’agents payeur

• Assistance à la conception et mise en place de systèmes de contrôle interne en conformité avec des référentiels reconnus
• Assistance à la mise en place d’une fonction d’audit interne
• Mise en place de processus et systèmes de gestion des fonds publics
• Audit organisationnel ou opérationnel des agences nationales
• Certification de rapports financiers établis à l’occasion de l’exécution de budgets de fonctionnement ou de la réalisation de travaux d’infrastructures
• Audits de performance
• Assistance à maîtrise d’ouvrage, en ce compris la mise en place d’une structure projet, la coordination de projet, le suivi de projets financés par fonds publics et la préparation de rapports d’activité et rapports d’évaluation
• Conception et mise en place d’un bureau projet chargé de superviser un portefeuille de projets financés par fonds publics
• Assistance technique en matière de passation de marchés publics
• Délégation de fonctions administratives et comptables

Un desk technique (appelé desk « Subventions Européennes ») a été constitué à Bruxelles dans le but d’assister les membres de l'alliance Acertis et leurs clients à organiser les projets bénéficiant d’aides ou subventions européennes et à fournir une information financière pertinente et fiable à la Commission Européenne. Ce desk est animé par des experts en audit et consultance qui ont eu l’occasion de participer à des centaines d’audits ex post effectués pour compte de la Commission dans des domaines aussi variés que l’agriculture, l’éducation, la culture, l’énergie, les réseaux transeuropéens, la coopération extérieure et la recherche.

Les spécialistes du desk « Subventions Européennes » mettent leurs compétences techniques au service de la ligne de services « Organisations sans but lucratif » (OSBL) lorsque les associations, fondations, ONG et autres OSBL participent à des projets cofinancés par l’Europe.

Les experts affectés à ces missions ont été spécialement formés aux spécificités des contrats de subventions et aux techniques de la gestion de projet. Ils ont accès en outre à des outils et méthodologies éprouvées.

Les missions sont confiées uniquement à des directeurs ou chargés de mission disposant d’une expérience étendue dans ces domaines particuliers.

Certains experts agissant au sein de l'alliance Acertis sont consultés régulièrement par des instances nationales et internationales (fédérations professionnelles, organes politiques, administrations) et apportent leurs contributions à des initiatives visant à améliorer les conditions d’octroi des subsides ou de gestion des projets bénéficiant de prêts, aides ou subventions.